軟件的采購在信息系統建設過程中，是一項看似普通但有暗藏玄機的工作。在一些實施完成的項目實中，就出現過如下情況：由于對后續服務內容、周期及責任方約定不明確，導致軟件維護工作脫節而影響整個應用系統的運行；由于事前對采購軟件的具體信息約定不清楚，導致合同甲乙雙方產生糾紛致使項目陷入僵局；由于對所采購軟件的授權方式未作明確定義，導致采購軟件的費用成倍增加等。

        而在軟件產品采購過程中，引入合適的信息系統監理機構，可以有效地降低風險。對于軟件產品采購的監理流程，行業內沒有具體的描述，而賽迪監理作為專用機構，結合軟件產品采購流程、軟件產品登記、計算機軟件著作權登記及軟件產品認證等方面的知識，對此提出了兩項主要原則：第一，確保采購過程與渠道的合法合規；第二，確保采購產品本身與其版權的合法合規。保證采購過程與渠道的合法、合規性，可在招投標與實施環節，按照信息工程監理的相關工作方法，采取相應的手段與措施予以控制；而確保采購產品自身及其版權的合法、合規性，主要是參照國家對于軟件產品的相關政策法規，在驗收環節對相應的證明材料進行嚴格的審核，以此維護用戶的權益。

l       著重做好“事前控制”，降低用戶風險

        在招投標階段即事前控制階段，此時監理機構的主要工作就是結合自身經驗及積累，幫助建設方細化招標文件中對于采購商的具體要求（如：對方需提供的資質、其已實施完成的項目案例及合同等證明文件、為其供貨的單位的相關資質以及項目要求的其他材料等）；若條件允許，則監理人員還可以視情況開展進一步的工作，比如參與建設方與相關廠商進行的前期的產品技術交流，并在得到相關信息后通過監理機構自身的信息渠道進行摸底與調查，并搜集廠商及產品相關的負面信息，包括：是否有過實施失敗的案例、是否發生過版權糾紛、在日常應用中是否出現重大事故等等，以此為項目的實施打好基礎。

        在建設方與采購商訂立合同時，由于已經在招標文件中明確合同的范本，所以監理的主要任務即在雙方對合同文本進行修訂過程中，要求采購商對合同中所采購軟件產品的具體型號數量、產品及其包含服務的分項報價、相關服務期限的起止時間標志以及服務的范圍、內容、支持方式、相應時間及人員配備等信息，在投標文件相關描述的基礎上進一步予以明確，并確保建設方在審閱合同后對以上內容不產生歧義。同時，合同訂立時的另一項重要的工作就是明確驗收事宜，而此時監理人員需圍繞建設方提出的相關技術指標及管理流程，對相關條款逐一進行完善，以確保在驗收環節可掌控全局，避免由此引發的糾紛。

l       把握“合法、合規”兩項重要依據，維護用戶利益

        在項目的實施及驗收階段，由于前期已經確定需采購產品的型號、采購商的身份、及其他配套服務等事宜，因此監理人員在此環節宜采用事前與事中結合控制的方式，圍繞產品的采購、產品的驗收、相關手續的審核與確認及軟件部署后的運行情況等內容進行監理。特別要注意以下方面：產品相關介質及資料是否齊全、采購商提供的采購過程證明材料是否齊全、供貨商提供的軟件相關資質證明文件是否齊全。

        在驗收軟件介質及資料時，監理人員應以合同為主要依據對相關貨物逐一進行核對；對于所采購相關服務的澄清，應注意保證各方同時在場時共同予以確認，并在事后要求相關方形成相應的書面文件進行備案；另外，關于產品質保期及服務期的計算方式也應重點關注，并盡量與各方協商使其開始期限不早于所建設系統的正式上線時間，由此對維護費用進行合理的控制避免損失。

        在審核采購商提供的采購過程相關證明材料時，若采購商是通過其他供貨商進行采購的，則必須要求采購商提供有關的采購合同以及供貨商向其開具的發票，以上材料采購商可以提供對應的副本，對于材料中關于貨物價格方面的信息其可以隱藏，監理人員應把握的原則就是所提交材料能證明采購過程的正規與合法性即可。若采購商即為供貨商，則按照審核軟件相關資質證明文件的流程進行。

        在審核軟件相關資質證明文件的環節，由于涉及包括軟件產品銷售、軟件產品登記、軟件產品認證、計算機軟件著作權登記等方面專業知識及政策法規，因此對監理人員的要求較高，也是反映監理機構專用性的重要標志。在具體工作中審核其通過的依據主要有三項：第一，所采購軟件的版權歸屬按照《計算機軟件著作權登記辦法》進行了相關備案，并提供了對應軟件版本的《軟件著作權登記證書》副本，此項可以保證建設方在日后使用中不會因為版權問題被其他機構追究相應的責任；第二，供貨商已經按照《軟件產品管理辦法》（工業和信息化部令第9號）第八條或第十條的要求完成對應軟件產品的登記和備案，并能提供以上相關材料的副本，此項可以證明該軟件作為產品在中國大陸銷售的合法性；第三，若供貨商與所采購軟件歸屬機構是銷售代理或分公司的關系，則需要其提供該軟件產品廠商授權許可其銷售的相關證明文件，此項可以證明供貨商銷售該軟件產品的合法性。

        綜上所述，我國對于軟件產品的管理已經建立了較為完善的制度與法規，但如何在具體的項目中做好監管，尚未有比較成熟、完整的流程與模式；而以上工作實施經驗是賽迪監理運用自身的方法體系總結而成的，經過實踐證明，其確實有效的解決了此方面的問題。賽迪監理認為工作永遠不是一成不變的，整合與重構才能體現監理自身的核心價值。憑借此理念以及與中國軟件評測中心、賽迪集團以及（工信部）中國電子信息產業發展研究院的隸屬關系，賽迪監理在相關政策解讀能力方面、知識與經驗積累方面、有效快速的整合重構資源從而建立適合具體項目的管理制度與方法方面，已經具備了較大的專用優勢，并為相關行業的客戶提供了有效的支持。

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