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| 為ERP做健康體檢的三大指標 | |
| 發布日期：2014-08-23 | 來源：互聯網 |
員工需要每年體檢以確定身體的健康程度。而ERP系統上線之后，也需要定期對ERP系統進行體檢，以確定系統的運行狀況。當發現體檢的結果不理想時，就需要有針對性的采取措施來進行優化。筆者認為，企業項目管理員至少需要從如下幾個指標來為系統進行體檢。 指標一：數據的準確度 在給ERP系統進行體檢的時候，最綜合的指標就是數據的準確度。如果ERP系統相關的操作規范沒有嚴格執行，那么最終反映到數據上，就是數據誤差比較大。如倉庫的帳上數量與實物不符等。具體的說，需要核對如下幾組數據的準確率。 一是ERP系統帳上庫存數量與實物數量的一致性。一般企業在年末都會對庫存進行盤點。此時需要以ERP系統的數據為基礎，對實物進行盤點，然后確定兩者之間的差異。重要的是，需要分析差異的原因。有些差異是允許的，如損耗等造成的誤差。但是有些差異是不允許的。如沒有開單就發料、或者沒有開單就入庫等等。故分析庫存數據與實物之間的差異，并分析產生差異的原因，就可以了解用戶是否按標準在操作。 二是訂單中的未交貨明細。包括采購訂單上的未交貨明細和銷售訂單上的未交貨明細。因為這些數據都是根據其他單據更新的。如采購訂單是根據收貨單更新收貨數量和未交貨數量，而銷售訂單則是根據出貨部門的單據來更新出貨數量與未出貨數量。這些單據都涉及到不同的部門。為此分析這些數據的準確性，可以判斷部門之間的協作有沒有問題。如果有問題的話，那么就需要采取措施，來確保他們之間的友好協作。 三是需要查看單據編號等是否符合要求。企業在上ERP系統之間，一般都需要編制一套編碼規則，包括各種單據的編號（如銷售訂單與采購訂單的編號）、產品的編號、員工的編號等等。在實際工作中，筆者發現第一年員工基本上還可以遵守這個規則。但是隨著時間的推移，加上員工的頻繁流動，會導致編碼比較混亂。如員工隨心隨意的編寫訂單號碼、產品編號等等。不一致的編碼規則會導致其它部門查詢數據的困難。故在體檢時，可以查詢員工是否按編碼規則在進行編碼。特別是那些手工編碼的情況。如果發現沒有按編碼原則編寫，那么需要及時的更正，并加強對相關用戶的培訓。 總之，筆者認為，數據的準確度是最能夠反映ERP系統運行狀況的一個指標。在給ERP系統體檢時，需要抓住基礎數據。就好像抓住了主要矛盾，能夠起到事半功倍的效果。當然基礎數據并不僅僅只是包括這些內容。在實際工作中，根據需要，還需要對價格表、供應商明細表等記錄進行審核。一般情況下，庫存數據需要根據企業的盤點作業來進行核對?？梢酝ㄟ^抽盤等動作來監督員工的行為。而其他的數據，ERP系統稽核人員可以不定時地進行。 指標二：流程的標準化 現在大部分ERP系統都是以流程驅動的。也就是說，根據業務流程來開發、設計、實施、操作ERP系統。這就給了我們第二個ERP系統體檢的指標，即評估企業用戶操作流程的標準化。在評估這個指標的時候，需要抓住企業的關鍵流程。因為企業的操作流程太多，不可能面面俱到。具體的來說，需要抓住以下幾個流程。 一是銷售循環流程。包括客戶審核、信用復核、銷售接單、發貨等等多個環節。不過環節太多，也時候也不好操作。筆者建議是抓住關鍵環節的關鍵點。如銷售接單時，接單與審核需要不同的人員來完成，已保障交易的安全性。再如，倉庫部門發貨時必須要以現有的銷售訂單為依據，而不能夠無單發貨等等。在給ERP系統體檢時需要抓住這些關鍵點，看看用戶操作是否到位。 二是相關計劃的操作流程。如對于接單生產型生產企業來說，需要根據銷售訂單來生成采購計劃與生產計劃。在體檢時，就需要考慮后續的操作跟這個計劃的符合程度。一般來說，如果計劃于實際符合，需要先更改計劃，而不能夠直接在后續的單據中進行更改。如銷售訂單有變化，就需要先更改銷售訂單，然后再根據更改后的銷售訂單來調整銷售計劃與生產計劃。這是前后一致的流程。如果發現這里有不一致，那么系統稽核人員就需要分析不一致的原因，并尋求后續的措施。 三是采購循環流程。在這個流程中，主要是采購單流程與采購收獲流程。對于采購單來說，企業是否允許無單采購？即對于生產材料來說，一般都要求有原始的單據，如物料需求部門的請購單。系統稽核人員可以在ERP系統中導出沒有原始單據的采購訂單，然后進行追蹤分析。再如收貨，一般要求有采購訂單，嚴格的說還需要有供應商發票等等。只有這些單據才能夠進行入庫。在給ERP系統體檢時，可以分析這些單據是否完備。如果完備的話，那么就說明相關操作都是按流程在辦事。否則的話，就需要進行后續的完善操作。 四是付款流程。付款在企業中往往是一項比較關鍵的業務。對于ERP系統來說，主要就是核對相關單據的內容。如對于供應商付款來說，需要考慮的是采購訂單、供應商發票、入庫單等單據是否齊備，金額是否有問題。同時還需要關注，有沒有重復付款的單據等等。分析這些單據，可以判斷與付款相關的用戶在操作上是否標準，有沒有偷工減料，甚至舞弊的事件發生。 五是需要注意一些特殊的流程。某些企業可能有一些比較特殊的作業，如預收款業務或者預付款業務。這些業務往往具有比較特殊的流程。如對于預收款業務來說，需要客戶付款后才能夠安排生產或者安排出貨。顯然這些都是比較關鍵的點，而且往往是企業管理層比較重視的內容。如果有這些特殊業務的話，那么就需要額外關注這些流程。 總之，分析員工的操作是否符合標準化流程的要求，也是ERP系統體檢的一個重要內容。 指標三：用戶依賴ERP系統的程度 當ERP系統運用的比較熟練之后，用戶對ERP系統的依賴程度會很強。當ERP系統不能夠運行時（如由于停電等原因），用戶將無法開展正常的工作。如果企業能夠達到這種程度，那么可以從宏觀上說明ERP運行的還是不錯的。一般來說，可以從如下幾個角度來評估用戶對ERP系統的依賴程度。 一是企業用戶手工操作的程度。一般來說，對ERP系統的依賴程度越高，那么手工操作的作業就越少。舉一個簡單的例子。對于倉庫用戶來說，在ERP系統上線之前會有一本手工帳。如果上了ERP系統之后，用戶查詢庫存數據時都是從系統中查詢，而徹底放棄了手工帳本。那么就說明用戶對ERP系統的依賴程度是比較高的。由于相關的限制，雖然不能夠從根本上杜絕手工操作，但是手工操作應該越少越好。 二是高層對ERP系統的應用程度。ERP系統一般分為兩個階段。一個是操作階段，主要是企業的中低層人員在系統中錄入相關的交易數據。二是分析決策階段。在這個階段中，企業的中高層管理人員會積極的使用ERP系統，如各種報表等等。為自己的決策提供數據的支持。在ERP系統體檢時，需要評估企業現在所處的階段。如果長期處于第一階段，那么顯然ERP的運行是不怎么完善的。在后期需要積極的改進。 |
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