在ERP環境下提高企業內部控制的探討

                                    
        ERP使企業的管理職能向內、外兩個方向延伸。向內以精益生產方式改造企業生產管理系統，向外則增加供應鏈管理功能和戰略決策支持功能。相對于傳統的管理信息系統，ERP更加注重管理的全面性、系統性，更加重視企業與外界的關系，更加支持全球化經營等。在當前的市場經濟形勢下，企業必須意識到在企業管理層面上多下工夫，通過引入先進的管理模式與理念，才有望在全球化的市場競爭中脫穎而出。企業走信息化的道路是無可質疑的，而ERP是企業在現代化進程中的必經之路。實施ERP是中國企業順應歷史潮流、提高管理水平、走向世界市場的必然趨勢。

        一、提高人員素質
                                    
        一方面ERP帶來內控工作的革新，使企業員工從繁雜的填表、報表中解放出來，另一方面ERP又對企業員工提出了新的要求，為他們提供了更大的活動舞臺。企業內控人員在工作過程中更要注重以下幾方面：
                                    
        1．在歸集、加工、披露信息時發揮主觀能動性，實現業務的記錄、報告等基本職能。實行ERP后各業務部門所需的原始信息可以通過網絡方式適時在線錄入，可以由計算機進行分布或集中處理，并按選定的政策和報告格式自動生成不同類型的報表。但這并不意味著內控事務可以完全被計算機所取代，仍有許多重要的“后臺”工作需要內控人員完成。例如在信息歸集階段需要內控人員對數據的真實性進行審核與確認；在加工與披露階段需要內控人員面向顧客(信息使用者)，按需提供信息產品，也就是說除提供通用報告外，內控人員還要按顧客的不同需求，選擇相應的政策，提供適合不同決策需要的信息。
                                    
        2．針對企業管理的需要，發揮內控的主動性與創造性，突出其輔助經營決策的職能。與工業經濟時代相比，網絡經濟時代企業的內部控制環境發生了巨大變化，工作的重心也相應發生轉移。傳統的控制模式下，由于受主客觀條件的限制，人們對內部控制職能存在狹隘理解，往往只注意到內控的記錄和監督職能，而忽視了其參與管理、輔助決策的職能。在ERP系統下，除了發揮前述基本職能外，更重要的是發揮其參與管理，輔助決策的職能。一方面，參與管理和輔助決策是網絡經濟時代內控重要性更突出的體現；另一方面，網絡和數據庫技術的運用又為內控參與管理、輔助決策提供了強大的技術支撐，從而有助于內控更好的發揮其職能。
                                    
        3．ERP系統下，內控人員既是ERP系統的使用者同時也是系統的維護者。在系統開發初期，內控人員應充分考慮本單位經濟業務與管理活動發展的需要，參與ERP系統的需求分析和設計，在考慮成本效益的基礎上進行系統優化，兼顧ERP系統的通用性與專用性。在系統建成并投入使用之后，應由專職人員進行系統維護以保證系統安全、高效運行。此外，信息經濟時代加強內部控制具有更加緊迫和現實的意義，實施ERP帶來內部審計工作的變革，給審計工作帶來了新的挑戰，從而對企業員工提出了更高的要求。
                                    
        4．信息經濟時代的內控人員應該具有全局觀念。要從企業戰略全局出發，發揮財務戰略、研發戰略、采購戰略、生產戰略、營銷戰略、人力資源戰略的協同效應，為實現企業價值鏈各環節的一體化和提高企業的整體競爭優勢，發揮內控人員的作用?？偠灾?，實施ERP企業內控人員的作用不是下降了而是提高了，內控人員應當增強緊迫感，找準自己的角色和定位。為了適應ERP系統對人才的需求，廣大員工應該加強自身素養，不斷提高業務水平，為鞏固企業的內部控制做出積極的貢獻。

        二、改善管理制度
                                    
        1．改善人員組織控制制度。在ERP系統環境下，要對手工系統環境下的結構做出調整，對各類崗位進行重新的劃分，在授權過程中運用內部審計，對系統軟件的開發人員、維護人員和業務操作員進行合理的崗位分工。形成三類工作崗位：系統設計與維護崗位、賬務處理崗位和專業核算崗位，堅持不相容崗位相分離原則。
                                    
        2．改善ERP系統操作和維護控制制度。ERP系統操作和維護控制主要是為了保證ERP各模塊軟件系統操作的規范化，保證各模塊軟件正確安全的運轉，防止軟件被非法修改、刪除信息系統的操作包括信息的輸入控制、處理控制和輸出控制。ERP系統輸入控制的重點在于建立適當的授權和審批機制，并對輸入數據的準確性進行校驗。通過設立專門的審核人員對系統每筆業務進行合法性和準確性的審核，從源頭上防止錯誤和舞弊行為的發生，避免因錯誤或舞弊導致的連環性、重復性錯誤；采用編碼制度，會計科目統一編碼，不僅提高了錄入的速度和準確性，而且規范了行業管理；設置邏輯控制、平衡校驗控制、錯誤更正控制來完善ERP系統查錯、改錯的功能。
                                    
        3．改善檔案管理制度。ERP系統檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數據和程序的軟盤及其他存儲介質。ERP系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理，并制定相應的管理制度。磁性介質必須及時進行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。所有檔案均應做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤點整理。磁性介質還要進行防磁工作。

        三、組織與管理控制
                                    
        組織與管理控制包括：(1)適當的職責分離。這就是設置網絡管理中心，由網管中心全盤規劃，合理布局，采取措施確保各工作站、終端和人員之間適當的職責分離；(2)優化配置人力資源。良好的人力資源管理政策對于企業內部控制的順利實施起著關鍵性的作用。因此要制定措施，確保人力資源的合理利用：(3)發揮內部審計的作用。內部審計的本質是一種特殊的組織控制，通過內部審計部門對ERP系統信息的質量和完整性進行獨立和公正地監督與評價，有利于系統內部自我約束、自我激勵機制的建立與健全。

         四、系統開發控制
                                    
        系統開發控制是為保證ERP系統開發過程中各項活動的合法性和有效性而設計的控制措施，它應貫穿于系統規劃、系統分析、系統設計、系統實施和系統運行測試與維護的各個階段。其主要內容包括如下：(1)明確開發目標，制定項目管理計劃，進行項目的可行性研究與分析；控制開發進度，監督開發質量，檢查各功能模塊設置的合理性及程序設計的可靠性，提高系統的可審性；(2)利用網絡在線測試的功能；檢驗整個系統的完整性，并應對非法數據的容錯能力、系統抗干擾能力和應對突發事件的應變能力以及系統遭遇破壞后的恢復能力進行重點測試：做好人員和設備等資源的整合配置以及初始數據的安全導入，保證新舊系統的轉換有序進行；(3)一旦發現系統軟件可能存在安全漏洞，應立即進行在線修補與升級，并將所有與軟件修改有關的記錄報告及時存儲歸檔。
                                    
        總之，ERP系統是加強企業管理，整合企業資源的有效手段。目前企業提高自身競爭能力重要途徑是充分利用本單位的資源，獲得比競爭對手有更快的信息和數據搜集處理能力，擁有更快的反應速度。而ERP系統通過計算機技術將企業的資源有效整合成一個整體，加強管理，提高工作效率及數據準確性，從而提高企業的競爭能力，強化其核心競爭力。

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